Veranstaltungen sind im klassischen Verständnis Kurse (mit Anmeldung) oder Übungszeiten (ohne Anmeldung). Veranstaltungen werden immer Orte zugewiesen, denen Termine hinterlegt sind. Diese Termine werden im Raumkalender aufgeführt. Neben Veranstaltungen gibt es auch Buchungen in Räumen — Buchungen sind keine Kurse, sondern einfache Raumbelegungen ohne Teilnahmeliste o.ä. (Vermietung, Sperrungen).
Übungszeiten sind kostenfrei und anmeldefrei. Sie haben demnach keine Teilnahmelisten, jedoch können Übungsleitende hinzugefügt werden. Interessierte Personen können einzelne Übungszeiten zu den Favoriten hinzufügen, um Benachrichtigungen zu Kursausfällen oder Raumänderungen zu erhalten.
Kurse bieten eine feste Gruppe über den gesamten Angebotszeitraum. Die Gruppengrößen sind entsprechend der Rahmenbedingungen zu bestimmen. Die Anmeldung zu Kursen kann individuell terminiert werden. Es gibt Teilnahmelisten, Übungsleitende und Wartelisten.
Einzeltickets bieten maximale Flexibilität und geringste Verbindlichkeit. Anders als im Kursbereich werden die Termine für Einzeltickets jede Woche neu freigeschaltet und vergeben.
Workshops bieten die Möglichkeit, Sonderformen im Bereich der buchungspflichtigen Veranstaltungen anzulegen. Buchungsvoraussetzungen können in dieser Kategorie abweichend konfiguriert werden.
Termine können für das Crewportal als „Vertretung gesucht„ freigegeben werden — entweder durch die Übungsleitung selbst im Crewportal oder durch Admins direkt im Backend. Die Backend-Freigabe ist praktisch wenn die Übungsleitung nicht erreichbar ist oder ein Termin kurzfristig gesteuert werden muss.
Zusätzlich kann der StdLohn für einzelne Termine im Backend angepasst werden, ohne den Dienstvertrag zu ändern — sinnvoll bei Sonderregelungen für Vertretungen.
Die Teilnahmeliste einzelner Kurse lässt sich als CSV exportieren. Die Liste enthält auch alle Zusatzangaben, die im Buchungsverlauf über die META-Funktion abgefragt wurden.
Übungsleitende können der Veranstaltung direkt zugewiesen werden.
Wartelisten stehen für buchungspflichtige Kurse zur Verfügung und werden automatisch verwaltet.
Über die Metadaten lassen sich Zusatzinformationen im Buchungsverlauf abfragen oder automatische Erinnerungen und Packlisten an Teilnehmende versenden — z.B. 3 Tage vor einem Workshop. Weitere Funktionen sind unter Kurs Meta beschrieben.
Verarbeitungsvermerke zur Veranstaltung können hier hinterlegt und bestimmten Rollen angezeigt werden — z.B. dem Team im Sportbüro oder am Infopoint.
In der Kursübersicht können mehrere Kurse gleichzeitig ausgewählt werden. Durch Aktivieren der Checkboxen links in der Liste erscheinen Aktionsoptionen:
Das spart erheblich Zeit gegenüber dem Öffnen jedes einzelnen Kurses, z.B. bei Semesterstart-Kommunikation an alle Kurs-Teilnehmenden.
Die Teilnahmeliste einzelner Kurse lässt sich als CSV exportieren. Die Liste enthält auch alle Zusatzangaben, die im Buchungsverlauf über die META-Funktion abgefragt wurden.
Für GÖ/GÖSF steht zusätzlich ein Semester-Export zur Verfügung: Alle Kurse eines Semesters werden in einer CSV exportiert — nützlich für die semesterweise Abrechnung und Auswertung.