Dokumentenmanagement

Im Dokumentenmanagement können Dateien hochgeladen und direkt Personen zugeordnet werden. Typische Anwendungsfälle sind Dienstverträge oder Lizenzen von Übungsleitenden sowie Kundenverträge, die ursprünglich in Papierform eingereicht, anschließend eingescannt und digital zugeordnet wurden.

Funktionen

Funktion	Beschreibung
Hochladen	Dokumente (PDF, Scan) werden in das System geladen
Zuordnung	Hochgeladene Dokumente werden einer Person (Kunde oder Übungsleitung) zugewiesen
Abrufen	Zugeordnete Dokumente sind über den jeweiligen Personendatensatz abrufbar

Typische Dokumentenarten

Dokumentenart	Zugeordnet zu
Dienstvertrag	Übungsleitende
Lizenz / Qualifikationsnachweis	Übungsleitende
Kundenvertrag (eingescannt)	Kunden
SEPA-Mandat (Papierform)	Kunden

Good to know

Dokumente werden personenbezogen gespeichert — ein Dokument ist immer einer konkreten Person zugeordnet, nicht allgemein im System abgelegt.
Für systemweite Vorlagen (z.B. Word-Vorlagen für den automatischen Druck) steht ein separater Bereich unter Word-Vorlagen zur Verfügung.
Der Zugriff auf hinterlegte Dokumente richtet sich nach den Benutzerrollen — nicht alle Rollen können alle Dokumente einsehen.
Datensparsamkeit beim Upload beachten: Dokumente machen anteilig den größten Teil der gespeicherten Datenmenge aus. Dateien sollten vor dem Hochladen auf eine sinnvolle Größe reduziert werden (Scans komprimieren, keine unnötig hohe Auflösung). Dies schont den S3-Speicher sowie das Backup der Einrichtung.