Kundendatensatz
Der Kundendatensatz ist die zentrale Ansicht für alle Informationen und Aktionen rund um eine Person. Er wird über die Personensuche oder direkt aus der Kundenliste geöffnet.
Im Kopfbereich sind Kunden-ID, Name und Geburtsdatum sowie folgende Schnellzugriffe sichtbar:
| Schnellzugriff | Funktion |
|---|---|
| Übersicht | Öffnet die Detailansicht des Kundendatensatzes |
| Ausleihe | Direktzugriff auf aktive Ausleihen der Person |
| Rechnungen | Direktzugriff auf alle Rechnungen der Person |
| Bearbeiten | Öffnet das Bearbeitungsformular für den Datensatz |
Tabs
Grunddaten
Enthält alle Stammdaten der Person, aufgeteilt in folgende Sektionen:
| Sektion | Inhalt |
|---|---|
| Grunddaten | Status (z.B. Bedienstete, Studierende), Geburtsdatum, Geschlecht, vollständiger Name, Briefanrede |
| Kontakt | E-Mail-Adressen, Telefonnummern, bevorzugte Sprachen |
| Adresse | Straße, PLZ, Ort, Land |
| Zahlungsinformationen | Kontoinhaber, IBAN, BIC, Lastschrift freigegeben (Ja/Nein) |
| Rolle | Zugewiesene Systemrolle (z.B. Kunde, Administrator) |
Jede Sektion kann über Bearbeiten einzeln angepasst werden.
Checkin
Verwaltung der Zugangsmedien der Person:
- Karten-ID — zugeordnete Chipkarte oder Transponder-ID
- Ausweise — hinterlegte physische Ausweise (z.B. Studierendenausweis)
- CheckIn Message — optionale Nachricht, die beim Checkin der Person am Infopoint angezeigt wird (z.B. Hinweis auf ausstehende Dokumente)
- Ausweis einlesen — neues Medium per Kartenlesegerät hinzufügen
- Walletpass erstellen — digitalen Pass für Apple Wallet oder Google Wallet generieren
Mitgliedschaft
Übersicht aller Mitgliedschaften und Verträge der Person:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Vertragsbeginn | Startdatum der Mitgliedschaft |
| Tarif | Name des gebuchten Tarifs |
| Vertragsende | Enddatum der Mitgliedschaft |
| Gekündigt zum | Datum der Kündigung, sofern erfolgt |
Über Neue Mitgliedschaft kann ein neuer Vertrag direkt angelegt werden. Grundsätzlich sollten die Kund*innen jedoch auf die Self-Services im Store diese Dinge erledigen. Hier nur Verträge bearbeiten, wenn es für den Kunden selbst nicht möglich ist.
Bemerkung
Freitextfelder für interne Notizen zur Person:
- Bemerkung — allgemeine Notiz, sichtbar für berechtigte Rollen
- Bearbeitungsvermerk — interner Vermerk für das Sportbüro (z.B. Bearbeitungshistorie)
Personal
Wird nur angezeigt, wenn die Person als Übungsleitung hinterlegt ist. Enthält:
- Bisheriger Jahresverdienst — Summe der bisherigen Vergütungen im laufenden Jahr
- Steuerfreibetrag — hinterlegter persönlicher Freibetrag
- Gehaltsvorschau — Hochrechnung des Jahresverdiensts
- Kurse als Übungsleitende — alle zugeordneten Kurse mit Vergütung
- Dienstverträge — alle Verträge mit Start, Ende und Verlinkung zu den Dokumenten; neuer Vertrag über Neuer Vertrag
Einzelposten
Manuelle Buchungen und offene Posten der Person. Über Buchung anlegen können individuelle Rechnungsposten erfasst werden. Der Filter Offene zeigt nur noch nicht bezahlte Positionen.
Zusatzdaten
Frei konfigurierbare Zusatzfelder (Metadaten) zur Person — z.B. Finanzamt, Freibetrag, Staatsangehörigkeit, Qualifikationen. Einträge können über Neuer Eintrag ergänzt und einzeln bearbeitet oder gelöscht werden.
Aktivitäten
Chronologische Liste aller Aktivitäten und Dokumente zur Person — z.B. eingescannte Lizenzen, Stundenzettel, Qualifikationsnachweise. Jeder Eintrag enthält Datum, Bezeichnung und ein optionales Dokument (Anhang). Neue Einträge über Aktivität hinzufügen.
Good to know
- Die Kunden-ID ist in der Kopfzeile des Datensatzes sichtbar und kann für die direkte Suche am Infopoint verwendet werden.
- Der Tab Personal erscheint nur, wenn der Person ein Dienstvertrag als Übungsleitung zugeordnet ist.
- Aktivitäten und Zusatzdaten eignen sich zur Dokumentation von Qualifikationen und Nachweisen, die nicht im Dokumentenmanagement abgelegt werden sollen.
- Spaltensortierung: Spaltenköpfe mit Pfeilsymbol lassen sich durch Anklicken sortieren. Erster Klick sortiert aufsteigend, zweiter Klick absteigend, dritter Klick hebt die Sortierung auf. Mehrfach-Sortierung möglich: Ein weiterer Klick auf den Pfeil einer anderen Spalte fügt eine zusätzliche Sortierebene hinzu — so lässt sich z.B. zuerst nach Sportart und innerhalb der Sportart nach Startdatum sortieren.