Veranstaltungen

Veranstaltungen sind im klassischen Verständnis Kurse (mit Anmeldung) oder Übungszeiten (ohne Anmeldung). Veranstaltungen werden immer Orte zugewiesen, denen Termine hinterlegt sind. Diese Termine werden im Raumkalender aufgeführt. Neben Veranstaltungen gibt es auch Buchungen in Räumen — Buchungen sind keine Kurse, sondern einfache Raumbelegungen ohne Teilnahmeliste o.ä. (Vermietung, Sperrungen).

Übungszeiten sind kostenfrei und anmeldefrei. Sie haben demnach keine Teilnahmelisten, jedoch können Übungsleitende hinzugefügt werden. Interessierte Personen können einzelne Übungszeiten zu den Favoriten hinzufügen, um Benachrichtigungen zu Kursausfällen oder Raumänderungen zu erhalten.

Kurse bieten eine feste Gruppe über den gesamten Angebotszeitraum. Die Gruppengrößen sind entsprechend der Rahmenbedingungen zu bestimmen. Die Anmeldung zu Kursen kann individuell terminiert werden. Es gibt Teilnahmelisten, Übungsleitende und Wartelisten.

Einzeltickets bieten maximale Flexibilität und geringste Verbindlichkeit. Anders als im Kursbereich werden die Termine für Einzeltickets jede Woche neu freigeschaltet und vergeben.

Workshops bieten die Möglichkeit, Sonderformen im Bereich der buchungspflichtigen Veranstaltungen anzulegen. Buchungsvoraussetzungen können in dieser Kategorie abweichend konfiguriert werden.

• Die Kursart (Übungszeit vs. Kurs) wird im Store in der Kursübersicht angezeigt.
• Über die Zutrittsregelungen können z.B. Drehkreuze für Teilnehmende der Veranstaltung freigeschaltet werden.

• Vertragscodes sind Kürzel, die angelegten Mitgliedschaften oder Sportkarten zugewiesen sind. Hinterlegte Vertragscodes erfordern eine entsprechende Mitgliedschaft als Buchungsvoraussetzung.
• Tags bieten eine übergeordnete Filteroption in der Kursdarstellung und können frei gewählt werden. Über den Tag Sportreisen lässt sich z.B. eine gefilterte Ansicht aller Reisen im Store erzeugen.

• Stornierungen können — wenn aktiviert — nur vor dem Start der Veranstaltung durch den Kunden erfolgen. Bei Problemen mit der Stornofunktion den unter Termine hinterlegten ersten Kurstermin prüfen.
• Einzeltickets sind buchbar, wenn die Buchung von Einzelterminen aktiviert ist. Auf die korrekte Angabe der Minuten bei Buchungsstart und Storno achten. Die Teilnahmeliste für Einzeltermine ist direkt bei den jeweiligen Terminen hinterlegt.

• Termine als Serie generieren — einzelne Termine können im Anschluss bearbeitet werden.
• Ausfallende Termine in der Termineinstellung als Ausfall markieren, damit sie im Store in der Ausfallliste erscheinen.
• Personen, die die Veranstaltung als Favorit gespeichert haben, können bei Ausfall per Mail informiert werden.
• Zur Vertretungssuche freigegebene Kurse werden farblich hervorgehoben.
• Die maximale Teilnehmerzahl (Max TN) aus den Kurs-Grunddaten wird automatisch in alle neu angelegten Termine übertragen. Eine manuelle Nachpflege der TN-Zahl am einzelnen Termin ist nicht mehr notwendig.
• Manuell können pro Termin Teilnahmezahlen erfasst werden.

Termine können für das Crewportal als „Vertretung gesucht„ freigegeben werden — entweder durch die Übungsleitung selbst im Crewportal oder durch Admins direkt im Backend. Die Backend-Freigabe ist praktisch wenn die Übungsleitung nicht erreichbar ist oder ein Termin kurzfristig gesteuert werden muss.

Zusätzlich kann der StdLohn für einzelne Termine im Backend angepasst werden, ohne den Dienstvertrag zu ändern — sinnvoll bei Sonderregelungen für Vertretungen.

Die Teilnahmeliste einzelner Kurse lässt sich als CSV exportieren. Die Liste enthält auch alle Zusatzangaben, die im Buchungsverlauf über die META-Funktion abgefragt wurden.

Übungsleitende können der Veranstaltung direkt zugewiesen werden.

Wartelisten stehen für buchungspflichtige Kurse zur Verfügung und werden automatisch verwaltet.

Über die Metadaten lassen sich Zusatzinformationen im Buchungsverlauf abfragen oder automatische Erinnerungen und Packlisten an Teilnehmende versenden — z.B. 3 Tage vor einem Workshop. Weitere Funktionen sind unter Kurs Meta beschrieben.

Verarbeitungsvermerke zur Veranstaltung können hier hinterlegt und bestimmten Rollen angezeigt werden — z.B. dem Team im Sportbüro oder am Infopoint.

In der Kursübersicht können mehrere Kurse gleichzeitig ausgewählt werden. Durch Aktivieren der Checkboxen links in der Liste erscheinen Aktionsoptionen:

• Export: Alle ausgewählten Kurse als CSV exportieren
• Empfänger auswählen: Nachricht an Teilnehmende, Übungsleitende, Warteliste, Teilnehmer der Einzeltermine oder Beobachter senden — über einen Dialog werden die Empfängergruppen gewählt, dann die Empfängerliste geladen und die Nachricht verfasst

Das spart erheblich Zeit gegenüber dem Öffnen jedes einzelnen Kurses, z.B. bei Semesterstart-Kommunikation an alle Kurs-Teilnehmenden.

Die Teilnahmeliste einzelner Kurse lässt sich als CSV exportieren. Die Liste enthält auch alle Zusatzangaben, die im Buchungsverlauf über die META-Funktion abgefragt wurden.

Für GÖ/GÖSF steht zusätzlich ein Semester-Export zur Verfügung: Alle Kurse eines Semesters werden in einer CSV exportiert — nützlich für die semesterweise Abrechnung und Auswertung.

• Spaltensortierung: Spaltenköpfe mit Pfeilsymbol lassen sich durch Anklicken sortieren. Erster Klick sortiert aufsteigend, zweiter Klick absteigend, dritter Klick hebt die Sortierung auf. Mehrfach-Sortierung möglich: Ein weiterer Klick auf den Pfeil einer anderen Spalte fügt eine zusätzliche Sortierebene hinzu — so lässt sich z.B. zuerst nach Sportart und innerhalb der Sportart nach Startdatum sortieren.